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Primer paso para mejorar en productividad y calidad

por Red Gráfica Latinoamérica

¿Comó mejorar el ambiente de trabajo? esta pregunta se resuelve con la metodología japonesa conocida como las 5 "S" es una estrategia de gestión que permite, con muy pocos recursos, mejorar el ambiente de trabajo en la empresa y la productividad del trabajo. La adecuada utilización de los objetos y materiales de trabajo, el orden, el aseo y la salud, junto con la disciplina constante son las bases de esta propuesta.



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La implementación de programas de gestión de la calidad como los establecidos en la familia de normas ISO 9000 o de gestión ambiental como los establecidos por la norma ISO 14000 son procesos que toman tiempo y requieren un esfuerzo financiero y organizativo mayor, que, si bien se verá reflejado a futuro en los resultados de la empresa, muchos empresarios aun dudan en iniciarlo. Este artículo presenta la metodología de japonesa conocida como las 5“S” que permite a las empresas implementar una serie de medidas de mejoramiento del ambiente general de trabajo en la planta e incluso que en las instalaciones administrativas, que se verán muy pronto reflejadas en mejores condiciones de trabajo, mejores condiciones de salud y mayor productividad.

La denominación 5“S” sale de los nombre en japonés de los 5 principios simples que rigen el proceso:

Seiri 整理 Utilización
Seiton 整頓 Orden
Seiso 清掃 Aseo
Seiketsu 清潔 Salud
Shitsuke Disciplina

Veamos ahora como es que actúa cada uno de estos componentes.

整理 Seiri: Utilización

En la primera etapa de la metodología se identifican las cosas que son necesarias en cada puesto de trabajo y área de la planta o de las oficinas administrativas. En la jornada se identifican, clasifican y marcan las cosas según su frecuencia de uso:

  • Las cosas que ya no sirven o no se usan, se venden, se entregan para reciclar o se botan a la basura
  • Las cosas que se usan con muy poca frecuencia pero que aun son útiles se almacenan puede ser en el almacén de la empresa o la sección de archivos
  • Las cosas que se usan con alguna frecuencia se almacenan en un lugar cercano a la zona de trabajo
  • Finalmente en la zona de trabajo se dejan solo las cosas que se usan con mucha frecuencia
  • Se busca evitar tanto el desperdicio como la carencia

Seiri se podría resumir como eliminar todo lo que no es indispensable y usar los recursos con inteligencia. Con este proceso se logra reducir los espacios requeridos por cada proceso, ahorrar la energía de las personas, evitar accidentes y aumentar la productividad, disminuyendo costos y aprovechando al máximo los recursos.

整頓 Seiton: Orden

El segundo paso en la metodología consiste en establecer un orden lógico para el almacenamiento de las cosas en el lugar de trabajo y en toda la planta en general. Para lograr esto se recomienda:

  • Definir un orden lógico y concertado sobre la forma en que las cosas deben ser almacenadas
  • Marcar lo que está en cada sitio de cada puesto de trabajo
  • Marcar los espacios en los que deben ponerse las cosas, por ejemplo marcar los círculos donde debe ir una caneca o los cuadros donde van las estibas de material que entra.

Seiton puede resumirse con la máxima: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

La aplicación de este principio permite economizar tiempo y materiales así como hacer más cómodo y amable el ambiente de trabajo, facilitando la movilidad dentro de él y el acceso a los recursos, lo cual se verá reflejado en una mayor productividad.

清掃 Seiso: Aseo

El desarrollo del sentido del aseo permite eliminar la suciedad del ambiente de trabajo y desarrollar prácticas para garantizar que se genere menos, de la misma manera permite que los implementos de trabajo se conserven en las mejores condiciones.
Algunos de los consejos para la implementación de este sentido son:

  • Dedicar 5 a 10 minutos diarios al aseo
  • Asignar un “dueño” a cada máquina que la sienta propia y la cuide
  • Combinar la limpieza con la inspección
  • Eliminar las anomalías desde el origen

El desarrollo de esta actividad permite que se tenga un ambiente más agradable para el trabajo, generando además un mayor sentido de pertenencia de los empleados con la empresa, adicionalmente se logra un mayor control sobre los equipos y maquinarias disminuyendo los costos de mantenimiento y los riesgos de accidentes industriales al tiempo que se aumenta la productividad.

清潔 Seiketsu: Salud

Este principio involucra a las personas en el proceso, aumenta la participación haciendo que cada cual sepa lo que le corresponde hacer pero además que sepa que contribuye al proceso. De esta manera cada uno de los trabajadores contribuye a identificar y disminuir los riesgos en su área de trabajo y hace de ella un lugar más agradable para trabajar.

Algunos consejos para implementar este principio:

  • Designar zonas especificas para actividades como comer o fumar
  • Mejorar la comunicación a través de mecanismos de comunicación que recuerden principios de salud básicos como lavarse las manos, mantener el uniforme y el calzado limpio, mantener el espacio de trabajo limpio
  • Estimular los hábitos de higiene personal, el ejercicio físico y realizar chequeos médicos con frecuencia

Como resultado de la aplicación de este principio se logra aumentar el compromiso y la motivación del personal, mejorar la convivencia, detectar los factores de riesgo y actuar con prontitud sobre ellos.

躾 Shitsuke: Disciplina

La disciplina o autodisciplina busca una actitud de respeto hacia los demás y hacia si mismo, un reconocimiento del valor intrínseco del ser humano y su trabajo. Este reconocimiento se logra respetando los criterios acordados para la convivencia, desde las normas básicas de comportamiento hasta los estándares técnicos.

La autodisciplina es el resultado de los cuatro principios anteriores puestos en marcha, se desarrolla dando normas simples y cumpliéndolas, garantizando canales de comunicación efectivos entre todos los niveles de la empresa y generando un clima de confianza, amistad y solidaridad en el equipo, así como asignado responsabilidades y delegando autoridad.

La consolidación de la autodisciplina podrá mejorar el desempeño de la empresa en general asegurando que cada persona haga su parte, que todos puedan tener iniciativas y compartirlas con el equipo, cumpliendo sus responsabilidades sin necesidad de control o presión.

El resultado de las 5 “S”

A veces se piensa que las 5 “S” son simplemente jornadas de aseo en las que la empresa se deshace de los materiales que ya no usa, pero la propuesta va mucho más allá, las 5 “S” son una filosofía de continuo mejoramiento.

Cada uno de los principios se complementa con los otros con la autodisciplina como eje, la utilización, el orden, el aseo y la salud son actividades que deben convertirse en prácticas cotidianas de la empresa. La implementación de un programa de 5 “S” puede ser la actividad inicial de un programa de mejoramiento continuo.

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